Осознанный подход к содержанию оргтехники основанный на здравом смысле

 Антон Жеребцов, команда компании "АльфаМега"

MPS (Managed Print Services) – что за зверь, диковинный, и зачем он нам?

   По первой ссылке в Яндексе: «MPS (Managed Print Services) – термин, пришедший к нам с западных рынков. Это современный подход к организации отношений Заказчика и поставщика печати, при котором поставщик является провайдером услуг, а не только оборудования и расходных материалов, а Заказчик получает полный комплекс обслуживания из одних рук, а не разрозненный набор сервисов от множества поставщиков.»

   oO, WTF? Что это вообще такое?
   Чехов говорил краткость сестра таланта. Я совсем не краткий и скорее всего не талантлив как Чехов, но ребята, такое объяснение термина только всё усложнило.

   Попробую вторую ссылку: «Услуги печати, позволяющие оптимизировать инфраструктуру, управлять средой и совершенствовать рабочие процессы.»
   Ну ребята вы что, Серьёзно?

     Третья ссылка, если будет такая же фигня, брошу писать этот пост: «MPS (Managed Print Services) – управляемые сервисы печати.
MPS – это активное управление и оптимизация документооборота, устройств печати и связанных с ними бизнес-процессов.»

    Всегда немного побаиваюсь, если определение туманное и не дает четкого понимания, относительно предмета определения.

   Те, кто уверенно заявляют, что будущее за MPS ошибаются, т.к. будущее за электронным документооборотом. Люди не дураки и приходят к тому, что хватит рубить деревья и печатать на этом никому непонятные документы, которые необходимо хранить годами. Это всё сложно, а мир стремиться к простоте.

   Суть MPS с терминами – приходит Провайдер (Генеральный Подрядчик) с единой точкой входа (service desk (куда будут поступать заявки)), обговаривает SLA (сроки за которые необходимо закрывать эти заявки), ответственность (какое будет наказание за то, что заявки не закрываются в оговоренный срок). Способ оплаты за работу подрядчика (cost per click) рассчитывается как Х * на количество напечатанных страницу за определенный период. В простонародье Покопийный контракт.

   Суть MPS для "чайников" - Платите одному подрядчику в стоимость входят все картриджи, работы по ремонту, детали. Способ оплаты за напечатанные страницы.

   Подрядчик указывает плюсом перехода на Покопийный контракт:
   Прозрачность расходов. Оплата за отпечатанную страницу, в цену всё включено (картриджи, ЗиП, работы по ремонту, прочее).

   Логическая цепочка №1: Если в цену всё включено, то подрядчик заинтересован, использовать хорошие материалы, чтобы сократить количество инцидентов, потому что, подрядчик получает деньги не за закрытие инцидентов, а за напечатанные страницы.

   Они говорят – мы будем регулярно (1 раз в квартал, как правило, иногда в 6 месяцев) обходить всю вашу технику и чистить её, ведь это сокращает количество поломок.
   Вообще не понятно зачем это делать. Даже если я могу свою машину сдавать на диагностику в автосервис каждый месяц, чтобы мне меняли там фильтры и жидкости бесплатно, я бы этого не стал делать, т.к. не понятно зачем. Это имело бы смысл если в месяц я проезжал 10 тыс. км. Но я в месяц не проезжаю и 3 тыс. км.
  
   В среднем на одном устройстве МФУ в месяц печатается примерно 3 500 страниц. Т.е. за год 42 тысячи страниц. Даже официалы предлагают обслуживать оргтехнику после 50 тыс. или не реже один раз в год. Здесь же на лицо лишние ненужные манипуляции. А представьте, что приходит сервисный инженер с пылесосом, со всякими жидкостями и тряпочками и чистит всю технику каждый месяц. На практике большая часть пользователей просто просят, чтобы их принтер не трогали, и они сами расписывались в бланке о выполненных работах.

   Так же они предлагают оптимизировать ваш парк в соответствии с вашими нуждами, убрать «дорогие» и «неэффективные» устройства, заменить их более подходящими для ваших задач. Всегда ли это нужно? Если ваши устройства закрывают необходимые потребности и картриджи вам предоставляет подрядчик, то зачем этому вопросу уделять внимание? Оптимизация ради оптимизации?
  
   Почему кажется, что это выгодно? Потому что, вы больше не платите за содержание запаса. Т.е. оплата проводится по факту напечатанных страниц, т.е. сколько напечатали, столько и заплатили. Соответственно, деньги, которые обычно вкладывались в содержание запасов расходников, высвобождаются, теперь их содержит за вас подрядчик.

   Таким образом, первый месяц-квартал, виден реальный результат, связанный с сокращением затрат. Только, правда, это имеет единоразовый эффект. А далее вся экономия растворяется в высокой стоимости, которую просят подрядчики (Провайдеры MPS контрактов).

   Кто бы, что не говорил, а цены заламывают высокие. Очень часто происходит следующая ситуация, стоимость за один лист бумаги выходит значительно дешевле, чем напечатать на этом листе с одной стороны. Это нелепо. Стоимость печати на одной стороне листа не должна превышать стоимость листа.

   Снятия показаний счетчиков. Их необходимо снимать раз в отчетный период для сведения дельты, т.е. чтобы выяснить, сколько было напечатано страниц. Есть два варианта снятия счетчиков:
   1. Это с помощью софта мониторинга. Специальная программа, устанавливаемая в сеть организации, которая проводит опрос печатных устройств и по SNMP протоколу и через свой интерфейс выдает данные о количествен напечатанных страниц.
   2. Это простой ручной сбор. Обход всех устройств специальным сотрудником, снятие счетчиков с помощью отчета с самого устройства. Данный отчет распечатывается в виде страницы.

   Далее сравниваются начальные и конечные показатели, и дельта подлежит к уплате. По снятию счетчиков могут возникнуть препятствия. В первом случае кого-то пускать в свою сеть с или самим разворачивать у софт для мониторинга.Во втором случае, ежемесячно приходят какие-то люди и снимают отчет с принтеров, не всегда понятно кто к вам приходит и в добавок эти люди банально отвлекают сотрудников от работы. Я склоняюсь к софту. Есть бесплатный, например, Zabixx.

   SLA (Service Level Agreement) – соглашение об уровне сервиса, т.е. сроки закрытия заявок (инцидентов). Как правило, Подрядчик обязуется закрыть вашу заявку после её поступления через 4 - 24 часа. "Если мы не укладываемся в срок, то готовы заплатить штраф" - вот, что предлагают подрядчики.
   Условно представим, как он рассчитывается. Допустим было 100 заявок в срок из которых закрылось 95. Допустимый SLA в договоре равен 97%, если менее этой цифры, то Подрядчик обязуется оплатить штраф равный 1% от счета ниже допустимого уровня.

   Т.е. наш допустимый уровень 97, а по факту 95. Соответственно штраф для подрядчика равен 2% от счета. Допустим было напечатано 100 тыс. страниц по 0,5 руб за страницу итого счет получился равный 50 тыс. руб. минус 2%. Итоговая сумма счета 49 000руб. Отлично оштрафовали подрядчика на тыщу.

   Получается интересный вывод: чем больше заявок, тем меньше каждая заявка влияет на конечный SLA. Поэтому подрядчику выгодно наплодить кучу заявок. Тогда ниже шанс штрафа. Неправильное поведение, Подрядчик заинтересованным не в сокращении количества инцидентов, а в их увеличении.
Согласитесь, если всего 10 заявок, то одна просрочка очень сильно повлияет на штраф. А если этих заявок 50, то не так уж и сильно.

   Давайте проверим логику ещё раз: Если в цену всё включено, то подрядчик заинтересован, использовать хорошие материалы, чтобы было меньше инцидентов, потому что, подрядчик получает деньги не за закрытие инцидентов, а за напечатанные страницы и, с другой стороны, подрядчик заинтересован не нарваться на штраф, за счет создания большего количества инцидентов. Как-то получается, что подрядчик слишком много в чём заинтересован.

   Для того, чтобы Логическая связь №1 стала аксиомой. Необходимо устранять неверное поведение, нужно изменять подход к показателям и штрафам за несоблюдения SLA.
   Один умный человек сказал: "Скажите мне как вы будете меня оценивать, и я скажу вам как буду себя вести". Подумайте какая потребность у вашего бизнеса, и именно с этой стороны оценивайте эффективность вашего подрядчика. Обязательно напишу пост об показателях.  

   Если копать глубже, то MPS контракты реально выгодны для Заказчиков, только если у вас есть производительные устройства или если вы точно знаете, что он поможет бизнесу зарабатывать больше денег, и некоммерческим организациям выполнять больше единиц цели.

   Не нужно усложнять там, где просто. И самое главное не нужно внедрять дурацких показателей, которые только ухудшают работу вашей системы и загружают ваши ресурсы.

   P.S. Интересно, а канцелярию тоже через сервис деск с SLA пополняете?

Это не истина в последней инстанции. Это мои размышления возникшие в результате работы в отрасли более 10 лет.

ИНН 6671356310/ ОГРН 1116671008530

620076 Екатеринбург, ул. Ясная, д. 33, офис 1

Экономим деньги и природные ресурсы

© ООО "Компания "АльфаМега". Все материалы данного сайта являются объектами авторского права (в том числе дизайн). Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в Интернете) или любое иное использование информации и объектов без предварительного согласия правообладателя.
Товар добавлен в корзину