Осознанный подход к содержанию оргтехники основанный на здравом смысле

 Антон Жеребцов, команда компании "АльфаМега"

Торги на картриджи для оргтехники. Как правильно написать ТЗ и получить то, что действительно нужно?
   Рассмотрим систему торгов.

   Заказчику нужно организовать пополнение картриджей и ремонт печатного оборудования, при этом составить Техническое задание в котором указать какой он должен получить сервис и в каком объеме, и, выбрать Подрядчика через торги.

   Прежде всего призываю вас Заказчики, отказывайтесь от закупок новых совместимых китайских картриджей, переходите на повторное использование заправку и восстановление.
1. Таким образом вы увеличиваете ВВП России, а не Китая.
2. Перестаете плодить мусор. Я видел у Заказчиков кучи коробок, горы, отработанных совместимых картриджей. Мало вероятно, что эти горы картриджей в дальнейшем утилизируют.

   Как определить Заказчику какой ему нужен сервис? Особенно на длительный период времени.
   Как правило Заказчик оценивает перечень оказанных услуг и потребленных картриджей за прошлый период и каким-то образом делает прогноз. Когда у Заказчика много различных моделей точный прогноз сделать сложно. При этом информация на основе которой делается прогноз в государственных, муниципальных и прочих структурах чаще всего недостоверна или недостаточна.

   Поэтому, чтобы получить именно те картриджи, которые нужны без всяких «муток» и подтасовок, необходимо из ТЗ исключить четкие конечные цифры с разбивкой по моделям.
  
   Сгруппируйте картриджи.
Пример: У вас есть разные моделей картриджей. Оговорка, внизу могут быть ошибки в кол-ве страниц ресурса, пример для понимания.
модели ресурс 1600 стр. (CE285A, CB435A, D101S, Canon 725)
модели ресурс 2 000 стр. (Q2612A, CB436A, ML-1610, SCX-4200)
модели ресурс 2 500 стр. (Q5949A, CE505A, CF280A, TK-1110)
модели ресурс 7 000 стр. (TK-1140, TK-1150, TK-1170, CF280X)
модели ресурс 25 000 стр. (TK-3130, TK-3190, CF281X, CE390X)

   Не имеет значение Вендор (HP, Kyocera, Canon, Xerox и т.д.)
Итого у вас есть картриджи, которые нужно разбить на 3 группы в зависимости от ресурса. Смело объединяйте их в группы до 1600 стр. от 1601 до 3000 стр. от 3001 до 7000 стр. от 7001 до 15000 стр. и так далее (немного придётся поработать, зато результат вас приятно удивит). Заправили картридж открыжили из группы, и не от конкретной модели.

   Есть ещё один вариант: на том же примере, допустим у нас всех групп моделей по одному. Складываем ресурсы картриджей. 1600 + 2000 + 2500 + 7000 + 25 000 = 38 100 номинальных стр.
Передаем на заправку картридж 1600 стр. и вычитаем из общей суммы его ресурс 38 100 – 1600 = 36500 стр. осталось. Учет так же простой. Таким образом пропадает необходимость регулярно контролировать остатки по каждой модели.

   Негативная ветвь если вы складываете ресурсы в том, что Подрядчик может не досыпать тонер. Но это уже недобросовестность, на которую повлиять мы не можем.

   Только вы уважаемые Заказчики можете сделать рынок лучше. Если вы найдете в себе силы и зададитесь целью возвращать все картриджи которые неудовлетворительно печатают и просить их переделать, то Подрядчики будут вынуждены работать хорошо. Гоните халтуру в шею!

   Объединить в единую стоимость за штуку - заправку картриджа, замену комплектующих картриджа и покупку новых картриджей в случае если ваш невозможно заправить. В противном случае появляется возможность для недобросовестности Поставщиков. Картридж состоит из 5 деталей, неизвестно, когда какая деталь выйдет из строя, и каждая деталь стоит столько же, сколько и заправка. Поэтому, если Поставщик захочет заработать больше денег, он может написать в счете, что заменил детали, хотя по факту работы не проводил.

   Если цена замен всех деталей низкая, так происходит, когда проводятся торги и по результатам выбирается самая низкая цена, то Поставщику выгоднее списать картридж и не проводить никаких работ, чем поставить в этот картридж несколько новых деталей. Таким образом, понадобится покупать новые картриджи взамен списанных.

   Включить в получившуюся единую стоимость ремонт аппаратов (работу, детали, транспортировку).

   Если поставщик заправляет, картриджи и получает деньги только за это, то ему без разницы какие материалы использовать. Поэтому, он выбирает наиболее дешевые материалы. Дешевые расходники быстрее выводят из строя печатную технику. Чтобы у Поставщика не было возможности делать не выгодные для вас и выгодные для себя действия, в стоимость заправки необходимо включить и ремонт техники. Тогда Поставщик понимает, что он не получит деньги за ремонты сверху и вынужден будет использовать хорошие материалы.  Конечно, всегда есть исклоючения

   Способ оплаты.

   Как правило, выигрывает торги Подрядчик, предложивший наименьшую цену. Иными словами, реализация технического задания поручается Подрядчику, который предложил дешевле всех. Итог один. Цена понижается и если понижается цена, то нет смысла ждать, что Подрядчик будет заправлять картриджи качественными материалами. Больше нет возможность сократить затраты, кроме как купить дешевую Китайскую расходку. И какие золотые руки не были бы у инженера заправляющие картриджи он не слепит из этого сырья вам конфетку. Если вы понимаете, о чем я ;)

   Универсальные порошки имеют повышенный расход, китайские запчасти маленький ресурс. Вы заправляете больше в штуках и у вас больше замен деталей. Дополнительная негативная ветвь - качество печати.

   По факту вы тратите кучу денег, времени и свои ресурсы, чтобы получить ерунду. Очень всё сложно, поэтому и не работает.

   Как изменить вариант с выбором Подрядчика предложившего наименьшую цену, я не знаю. У чиновников которые это всё придумали голова большая, пусть они и думают. Вариант, который вижу я это отказаться от торгов и перейти на прямые договоры. Уйти от инцидентного сервиса.

   Между нами, я был на большом открытом диалоге бизнеса и Правительства Свердловской области, там мне удалось переговорить с директором департамента государственных закупок, она мне сама сказала, что один раз они торги на картриджи провели, и далее перешли на прямой договор.
Делайте выводы.

Это не истина в последней инстанции. Это мои размышления возникшие в результате работы в отрасли более 10 лет.

ИНН 6671356310/ ОГРН 1116671008530

620076 Екатеринбург, ул. Ясная, д. 33, офис 1

Экономим деньги и природные ресурсы

© ООО "Компания "АльфаМега". Все материалы данного сайта являются объектами авторского права (в том числе дизайн). Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в Интернете) или любое иное использование информации и объектов без предварительного согласия правообладателя.
Товар добавлен в корзину