Торги на картриджи для оргтехники. Как правильно написать ТЗ и получить то, что действительно нужно?

   Рассмотрим систему торгов.
​
   Заказчику нужно организовать пополнение картриджей и ремонт печатного оборудования, при этом составить Техническое задание в котором указать какой он должен получить сервис и в каком объеме, и, выбрать Подрядчика через торги.
​
   Прежде всего призываю вас Заказчики, отказывайтесь от закупок новых совместимых китайских картриджей, переходите на повторное использование заправку и восстановление.
1. Таким образом вы увеличиваете ВВП России, а не Китая.
2. Перестаете плодить мусор. Я видел у Заказчиков кучи коробок, горы, отработанных совместимых картриджей. Мало вероятно, что эти горы картриджей в дальнейшем утилизируют.
​
   Как определить Заказчику какой ему нужен сервис? Особенно на длительный период времени.
   Как правило Заказчик оценивает перечень оказанных услуг и потребленных картриджей за прошлый период и каким-то образом делает прогноз. Когда у Заказчика много различных моделей точный прогноз сделать сложно. При этом информация на основе которой делается прогноз в государственных, муниципальных и прочих структурах чаще всего недостоверна или недостаточна.
​
   Поэтому, чтобы получить именно те картриджи, которые нужны без всяких «муток» и подтасовок, необходимо из ТЗ исключить четкие конечные цифры с разбивкой по моделям.
  
   Сгруппируйте картриджи.
Пример: У вас есть разные моделей картриджей. Оговорка, внизу могут быть ошибки в кол-ве страниц ресурса, пример для понимания.
модели ресурс 1600 стр. (CE285A, CB435A, D101S, Canon 725)
модели ресурс 2 000 стр. (Q2612A, CB436A, ML-1610, SCX-4200)
модели ресурс 2 500 стр. (Q5949A, CE505A, CF280A, TK-1110)
модели ресурс 7 000 стр. (TK-1140, TK-1150, TK-1170, CF280X)
модели ресурс 25 000 стр. (TK-3130, TK-3190, CF281X, CE390X)

   Не имеет значение Вендор (HP, Kyocera, Canon, Xerox и т.д.)
Итого у вас есть картриджи, которые нужно разбить на 3 группы в зависимости от ресурса. Смело объединяйте их в группы до 1600 стр. от 1601 до 3000 стр. от 3001 до 7000 стр. от 7001 до 15000 стр. и так далее (немного придётся поработать, зато результат вас приятно удивит). Заправили картридж открыжили из группы, и не от конкретной модели.

   Есть ещё один вариант: на том же примере, допустим у нас всех групп моделей по одному. Складываем ресурсы картриджей. 1600 + 2000 + 2500 + 7000 + 25 000 = 38 100 номинальных стр.
Передаем на заправку картридж 1600 стр. и вычитаем из общей суммы его ресурс 38 100 – 1600 = 36500 стр. осталось. Учет так же простой. Таким образом пропадает необходимость регулярно контролировать остатки по каждой модели.

   Негативная ветвь если вы складываете ресурсы в том, что Подрядчик может не досыпать тонер. Но это уже недобросовестность, на которую повлиять мы не можем.
​
   Только вы уважаемые Заказчики можете сделать рынок лучше. Если вы найдете в себе силы и зададитесь целью возвращать все картриджи которые неудовлетворительно печатают и просить их переделать, то Подрядчики будут вынуждены работать хорошо. Гоните халтуру в шею!
​
   Объединить в единую стоимость за штуку - заправку картриджа, замену комплектующих картриджа и покупку новых картриджей в случае если ваш невозможно заправить. В противном случае появляется возможность для недобросовестности Поставщиков. Картридж состоит из 5 деталей, неизвестно, когда какая деталь выйдет из строя, и каждая деталь стоит столько же, сколько и заправка. Поэтому, если Поставщик захочет заработать больше денег, он может написать в счете, что заменил детали, хотя по факту работы не проводил.
​
   Если цена замен всех деталей низкая, так происходит, когда проводятся торги и по результатам выбирается самая низкая цена, то Поставщику выгоднее списать картридж и не проводить никаких работ, чем поставить в этот картридж несколько новых деталей. Таким образом, понадобится покупать новые картриджи взамен списанных.
​
   Включить в получившуюся единую стоимость ремонт аппаратов (работу, детали, транспортировку).
​
   Если поставщик заправляет, картриджи и получает деньги только за это, то ему без разницы какие материалы использовать. Поэтому, он выбирает наиболее дешевые материалы. Дешевые расходники быстрее выводят из строя печатную технику. Чтобы у Поставщика не было возможности делать не выгодные для вас и выгодные для себя действия, в стоимость заправки необходимо включить и ремонт техники. Тогда Поставщик понимает, что он не получит деньги за ремонты сверху и вынужден будет использовать хорошие материалы.  Конечно, всегда есть исклоючения

   Способ оплаты.
​
   Как правило, выигрывает торги Подрядчик, предложивший наименьшую цену. Иными словами, реализация технического задания поручается Подрядчику, который предложил дешевле всех. Итог один. Цена понижается и если понижается цена, то нет смысла ждать, что Подрядчик будет заправлять картриджи качественными материалами. Больше нет возможность сократить затраты, кроме как купить дешевую Китайскую расходку. И какие золотые руки не были бы у инженера заправляющие картриджи он не слепит из этого сырья вам конфетку. Если вы понимаете, о чем я ;)
​
   Универсальные порошки имеют повышенный расход, китайские запчасти маленький ресурс. Вы заправляете больше в штуках и у вас больше замен деталей. Дополнительная негативная ветвь - качество печати.
​
   По факту вы тратите кучу денег, времени и свои ресурсы, чтобы получить ерунду. Очень всё сложно, поэтому и не работает.

   Как изменить вариант с выбором Подрядчика предложившего наименьшую цену, я не знаю. У чиновников которые это всё придумали голова большая, пусть они и думают. Вариант, который вижу я это отказаться от торгов и перейти на прямые договоры. Уйти от инцидентного сервиса.

   Между нами, я был на большом открытом диалоге бизнеса и Правительства Свердловской области, там мне удалось переговорить с директором департамента государственных закупок, она мне сама сказала, что один раз они торги на картриджи провели, и далее перешли на прямой договор.
Делайте выводы.